Rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Yhdistetty Rekisteriseloste (Henkilötietolaki 10 §) ja informointiasiakirja (Henkilötietolaki 24 §)

Rekisterinpitäjä

Selekta Henkilöstöpalvelut Oy konserni /Selektan tytäryhtiöt
Y-Tunnus 1579327-7

Rekisterin nimi
Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n työnhakijarekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus
Työnhakijarekisteri sisältää työnhakijoista tietoja, jotka ovat tarpeen Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n ja Selektan tytäryhtiöiden ja työnhakijan välisen työ- ja/tai asiakassuhteen luomisessa ja ylläpidossa. Henkilötietoja kerätään, jotta työnhakija voi hakea kauttamme tarjolla olevaa työpaikkaa tai jättää avoimen hakemuksensa tulevien työpaikkojemme hakemista varten. Rekisteriin kerätään rekrytointivaiheessa vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia, kun selvitetään työnhakijan soveltuvuutta hänen hakemaansa Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n /Selektan tytäryhtiöiden asiakkaalla tarjolla olevaan työtehtävään. Tietojen kerääminen perustuu työnhakijan suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään työnhakijan perustiedot: etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, postinumero ja -toimipaikka, puhelinnumero, sukupuoli, sähköpostiosoite, ajokortti, auton käyttömahdollisuus, työaika- ja käytettävyystiedot (esim. ajankohdat, kokoaikainen/osa-aikainen, päivätyö), koulutus- ja työkokemustiedot, mahdollinen erityisosaaminen, osaaminen, kielitaito, atk-osaaminen, suosittelijat, harrastukset ja valokuva.
Lisäksi rekisteröidylle annetaan mahdollisuus kertoa avoimesti itsestään ja toiveistaan työpaikkaa varten sekä antaa palkkatoiveensa.
Työnhakija voi myös vapaaehtoisesti kertoa, mistä sai tiedon kyseisestä työpaikasta, sekä liittää oman ansioluettelonsa tietoihinsa. Rekisteriin tallennettuja tietoja voivat muuttaa ne Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n tai Selektan tytäryhtiöiden toimihenkilöt, joilla on salasanoin suojattu rekisterin käyttöoikeus. Työnhakijan tulee olla yhteydessä rekisterinpitäjään muuttaakseen yhteystietojaan rekisterissä. Rekisteriin tehdyistä muutoksista käy ilmi muutoksentekijä ja päivämäärä.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätään tiedot työnhakijoiden suostumuksella. Työnhakijan rekisteritiedot kerätään työnhakijan toimittamasta työpaikkahakemuksesta (vapaamuotoinen tai Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n/ Selektan tytäryhtiöiden laatima hakemuslomake), koulu-, työ- ja/tai muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa ja/tai työ- tai asiakassuhteen aikana antamista tiedoista. Rekisteriin tallentuu myös Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n / Selektan tytäryhtiöiden asiakkailta mahdollisesti saama palaute.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan vain työnhakijan kannalta potentiaalisille Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n / Selektan tytäryhtiöiden asiakasyrityksen edustajalle jatkohaastattelua ja mahdollista palkkausta varten. Tiedot luovutetaan asiakkaalle vain työnhakijan myöntämällä luvalla. Tämä tapahtuu sähköisesti, sähköpostin välityksellä tai manuaalisesti tulostettuna hakemuksena Selektalla käytössä olevasta SAIMA-järjestelmästä. Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri koostuu sekä manuaalisesta aineistosta että ATK-pohjaisesta rekisteristä.

Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja säilytystiloihin on pääsy ainoastaan Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n toimihenkilöillä kussakin Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n / Selektan tytäryhtiöiden toimipisteissä. Nämä manuaaliset aineistot hävitetään aina asianmukaisesti tietosuojajätteenä.

ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

ATK- pohjainen rekisteri on Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n / Selektan tytäryhtiöiden toimipisteissä toimihenkilöiden käytettävissä. ATK:lle tallennetut tiedot ovat henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen takana. Henkilötiedot kerätään yhteisiin tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein ja muilla tarkoituksenmukaisilla teknisillä keinoilla. Rekisterin palvelinlaitteet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain ennalta määritellyillä henkilöillä. Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n / Selektan tytäryhtiöiden toimihenkilöiden käyttämät ja salasanoin suojatut tietokoneet sijaitsevat lukituissa ja kulunvalvontalaitteilla valvotuissa tiloissa. Rekisteri on suojattu SSL-yhteydellä ja Selekta Henkilöstöpalvelut Oy vastaa siitä, että työnhakijoiden henkilötietoja ei pidetä asiattomien henkilöiden saatavilla. Tietojen huolellisesta säilyttämisestä on annettu ohjeistus Selektan työntekijöille jokaisessa toimipisteessä.

Rekisteröityjen työnhakijoiden informointi

Työnhakijan tiedot poistuvat työnhakijarekisteristä 12 kuukauden kuluttua työnhakijan viimeisestä yhteydenotosta Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n henkilöstöön.

Rekisteröidyillä työnhakijoilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot rekisterissä. Tarkistaakseen omat tietonsa työnhakijan tulee toimittaa kirjallinen omakätisesti allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisterin pitäjälle tai esitettävä pyyntö henkilökohtaisesti rekisterin pitäjän luona. Rekisterinpitäjän tulee ilman aiheetonta viivytystä toimittaa rekisteröidyn työnhakijan pyytämät tiedot tai järjestää tilaisuus tutustua hänestä tallennettuihin tietoihin.

Jos rekisterissä oleva tieto on virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton, on rekisteröidyllä työnhakijalla oikeus pyytää tiedon korjaamista. Tietojen tarkastamiseen liittyvissä asioissa tulee rekisteröidyn työnhakijan ottaa yhteyttä Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:öön.